Toevoegen herhaalde reservering

Wil je een reservering aanmaken die herhaalt moet worden? Met dit artikel kan
je zien hoe dit makkelijk gedaan kan worden.

Het herhalen van een reservering kan makkelijk gedaan worden in de agenda.

✓ Om een reservering toe te voegen in de agenda kan je klikken op ‘Agenda’ op het dashboard of in de balk boven in het scherm.

✓  De pagina van de Persoonlijke agenda is zichtbaar. Wanneer je boven de agenda de verschillende opties ziet staan kun je klikken op ‘Reserveringen’ om deze uit te vouwen. Vervolgens kun je klikken op ‘Herhaalde reserveringen’.

Op de pagina “Wekelijkse reserveringen” is een overzicht zichtbaar van de gemaakte wekelijkse reserveringen.

✓  Door te klikken op ‘+ Herhaalde reservering toevoegen’ kan je een reservering toevoegen. Na het aanmaken van de reservering is deze vervolgens te zien op de overzicht pagina van “Wekelijkse reserveringen”.

Op de overzicht pagina van “Wekelijkse reserveringen” zijn opties beschikbaar waarbij het handig kan zijn voor jou om snel een al bestaande reservering te bewerken of personen erbij toe te voegen of de aanmelding te zien van de reservering.  Je kunt hier aanvinken welke dagen je deze reservering wilt hebben voor deze bepaalde tijd.

Let op: De reservering is voor een bepaalde tijd beschikbaar op meerdere dagen. Wil je een andere tijd hebben dan zal je een reservering moeten toevoegen.

✓ Je kunt verschillende herhalingsopties invoegen. Je kunt de gewenste dagen aan klikken wanneer de reservering plaats vindt. En de start- en eindtijd hoort dan bij de gekozen dagen.

Voor het aanmaken van een reservering zijn gegevens nodig die je moet invullen.

• Je kunt je reservering aan een project wijzen als dit van toepassing is.
• Je kunt je reservering herkenbaar maken door een titel en beschrijving toe te voegen. De planningsinfo moet ingevuld worden voor extra informatie voor andere personen.
• Vervolgens kun je de contactpersonen toevoegen voor wie verantwoordelijk zijn voor de reservering.

✓ Voor het aanmaken van een reservering moet je een locatie toewijzen aan de reservering. Je kunt kiezen of dit een interne of externe locatie is. Wanneer de locatie intern is gaat het systeem de locatie op gereserveerd zetten voor de tijd die jij hebt bepaald met de reservering.

Let op: Het invullen van een externe locatie heeft alleen tot doel dat medewerkers deze activiteit kunnen terugvinden in TOP Planning. De externe locatie is hiermee niet gereserveerd.

✓ Je kunt verschillende tijden toewijzen aan de reservering. Zo kun je meerdere afspraken vast in de agenda zetten voor de volgende weken. Deze reserveringen zijn dan te zien in de agenda.

Om ervoor te zorgen dat meerdere afdelingen op te hoogte zijn van de reservering afspraak kan je medewerkersprofielen toevoegen aan de reservering.  Je kunt hierbij aangeven hoeveel mensen je uit de organisatie nodig hebt voor de afspraak. Je kunt zoveel medewerkersprofielen toevoegen als je wilt. Wanneer je de medewerkersprofielen hebt ingevoerd kun jij eventueel een objectreservering toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van een laptop zijn die nodig is voor de reservering. Dit object zal voor de reservering gereserveerd worden.

Let op: Objecten moeten wel toegevoegd zijn aan het systeem.

Let op: Je kunt een vergoeding automatisch laten bereken of je kunt zelf handmatig een vergoeding toevoegen.

Je kunt de reservering vervolgens opslaan.